Comment bien planifier l’accueil et l’intégration d’un nouvel employé?

Vous retrouverez sur Internet la plupart des bonnes pratiques ainsi que des exemples de plans d’intégration d’un nouveau collaborateur. Pour compléter l’information que vous avez déjà, voici une « check-list »  pour vous assurer d’avoir pensé à tout.

 

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Sans doute, savez-vous déjà comment s’y prendre pour accueillir un nouveau salarié. Mais comment pouvez-vous créer une synergie rapidement, même à distance? Nous vous partageons nos meilleurs conseils dans cet article.

Programme d’accueil et d’intégration des nouveaux employés 2.0

Comment bien accueillir vos recrues en télétravail? Plus difficile, mais pas impossible. Revoyons l’intégration de personnel en considérant les défis des collaborations à distance.

Quelques idées en rafales pour briser l’isolement :

– Saluer vos collègues matin et soir.
– Encourager la collaboration pour réaliser certaines tâches.
– Communiquer régulièrement pour faire sentir votre présence : saluer, faire un suivi, faire une pause-café, demander un avis extérieur, etc.
– Proposer des séances de bavardage occasionnelles, si possible.
– Utiliser vos réseaux sociaux pour animer votre vie de « bureau ».

Le but du jeu? Prévenir le sentiment d’être loin, seul et invisible derrière un écran. Trois points importants à couvrir s’ajoutent pour favoriser la cohésion…

1. Guidez votre nouveau collègue, vous êtes son point de référence.

Communiquez votre enthousiasme en ayant préparé à l’avance :

– matériel informatique
– identifiants et mots de passe
– ordre du jour et plan d’intégration

Ayez également prévenu ses partenaires de travail de son arrivée. De plus, remettez-lui une trousse de bienvenue avec une lettre de bienvenue, les politiques, les procédures, les valeurs et la mission de l’entreprise.

Déjà dans vos habitudes? Contactez votre candidat avant son arrivée pour l’informer du déroulement de son entrée en poste.

« Bonjour Louis ! Nous sommes heureux que tu te joignes à nous, ton ordinateur est prêt. Quand puis-je te le livrer? Nous avons prévu une réunion pour t’accueillir le lundi matin à 9 :30. Tu seras ensuite pris en charge par Renée. »

Débordé? Pas de problème, ayez recours à votre réseau.

Attribuer un mentor à un nouvel employé est une bonne pratique. Vous pouvez également prévoir un parcours d’intégration en ligne ou en personne. Relayez-vous entre collègues en ayant défini les rôles et les responsabilités de chacun.

Cinq personnes clés à rencontrer rapidement, utilisez-les.

– Le supérieur immédiat
– Le responsable RH
– Le responsable du soutien technique
– Les collègues immédiats
– Les collaborateurs fréquents

Le mot d’ordre à respecter, c’est : une entrée en poste progressive.

Misez sur la qualité de l’information plutôt que sur la quantité. Vous aurez avantage à élaborer un horaire varié avec des ateliers de formation technique individuels, des séances d’observation sur les tâches via le partage d’écran et des moments de réunion en équipe.

Le plan d’intégration remis avec la trousse de bienvenue aidera votre employé à se sentir encadré.

Aussi, démarquez-vous comme gestionnaire. Durant votre rencontre individuelle avec votre nouvel employé, intéressez-vous à ses aspirations professionnelles.

2. Aidez votre recrue à se « faire des amis »

Certaines personnes sont plutôt introverties, d’autres extraverties. Peu importe la nature de votre nouvel employé, facilitez-lui la vie en faisant les présentations.

À éviter…

– Faire rencontrer trop de personnes d’un coup à votre nouveau, surtout par visioconférence. Assimiler beaucoup d’information lorsqu’on est peu stimulé pose un défi supplémentaire.

À faire…

–  👍 Favoriser la connexion avec les coéquipiers. Aussi, essayez que les équipes libèrent quelques minutes de leur temps pour leur permettre de faire connaissance avec leur nouveau collègue.

Conseils d’experts RH:

Pratiquez la prononciation des noms et le titre de vos partenaires de travail. Soyez sincère durant les présentations, mais bref pour rester équitable et impartial envers tous.

3. Créer un sentiment d’appartenance : le nerf de la guerre.

Comment laisser votre marque? Poser la question, c’est un peu lui répondre : que dit votre marque employeur? Alignez l’expérience d’embauche sur vos valeurs d’entreprise. Faites vivre à vos employés une initiation mémorable sans une présence sur le terrain.

Pourquoi une initiation dès l’embauche? Pour favoriser la rétention.

Chez les démissionnaires, on recense souvent un doute dès les premières journées : « Suis-je à la bonne place? » Les cadres semblent encore plus sujets à quitter facilement, car la conjoncture leur permet de choisir leur milieu de travail plutôt soigneusement.

Besoin d’idées? 2 témoignages d’initiations réussies en télétravail

« Nous devions partager un souvenir embarrassant durant la réunion corpo du vendredi après-midi. C’était une façon de boucler la semaine ensemble en plus d’offrir une tribune brise-glace aux nouveaux. Ce rituel, tous mes collègues y ont goûté : les plus anciens connaissaient donc les histoires de tous ceux et celles engagés après eux. Alors, nous nous sommes soudés entre p’tits nouveaux pour découvrir les histoires de ceux et celles engagés avant nous. »

Zoé, directrice de compte dans une agence de publicité

« Notre chef d’équipe a prévu une rencontre type 5 à 7 mais durant les heures de bureau pour permettre à tous les consultants de se rencontrer. Nous avons célébré tous ensemble le début du projet. »

Justin, expert en optimisation contenu dans une multinationale

Points de réflexion :

Quand êtes-vous disponible pour accueillir votre nouveau salarié?

Une « première journée de travail » peut débuter l’après-midi ou un vendredi, par exemple. Sortez du cadre, au besoin, afin de vous donner toutes les chances de faire une bonne première impression.

Pourquoi investir votre temps précieux dans un candidat en période d’essai?

Olivier Schmouker, du journal Les Affaires, le transpose simplement : parce qu’un employé heureux au travail est un employé productif.

« (…) si une entreprise parvenait à passer du 10e percentile (les 10 % d’entreprises où les employés sont les moins heureux) au 90e percentile (les 10 % d’entreprises où les employés sont les plus heureux), cela lui permettrait d’enregistrer une hausse de son rendement des capitaux propres (RCP) de 6,4 points de pourcentage par an. (…) le RCP médian des 1000 entreprises considérées était de 8,2 %, cela représenterait donc un bond de 78 % de son rendement! »

Source : Journal Les Affaires, 2019

Combien de temps doit durer l’intégration d’une recrue?

Nous vous encourageons à être disponible, mais aussi à mettre vos limites. Établissez les paramètres d’un bon début en emploi chez vous selon vos besoins et votre seuil de tolérance.

Si nécessaire, adaptez le plan d’intégration. Comment faire? Échelonnez la progression souhaitée à partir des objectifs à atteindre. Vous les retrouverez sur votre grille d’évaluation de l’employé.

Bref, comment bien intégrer un nouveau collaborateur?

En lui faisant sentir que vous êtes heureux et prêt à l’accueillir. En lui fournissant les ressources matérielles et humaines utiles à l’exécution de ses fonctions. Et, bien sûr, en développant son sentiment d’appartenance.

Pensez-y bien, un p’tit nouveau peut aussi vous aider à garder vos talents… Surtout qu’à distance, nous avons parfois besoin de casser la routine! Vous ajoutez un maillon à votre chaîne, il peut devenir un allié : « Je pensais démissionner, puis Martine s’est jointe à l’équipe et a dynamisé le quotidien. »

Cultiver le bonheur au travail vous intéresse? Voici une baladodiffusion de Radio-Canada.

Allez-y, laissez votre marque.

 


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