L’importance d’une lettre de bienvenue pour un nouvel employé

Dans toutes les entreprises, tout nouvel employé devrait être accueilli et intégré à l’équipe de travail comme il se doit afin de favoriser son bien-être, sa rétention, sa productivité dans sa fonction et de le faire adhérer aux valeurs ainsi qu’à la mission de l’entreprise. Afin de bien réussir le processus d’accueil et d’intégration, la lettre de bienvenue au nouvel employé est un des éléments essentiels à ne pas manquer. Le recrutement est terminé, maintenant à vous de jouer pour optimiser les chances de la rétention puisque l’accueil est votre première impression.

L’accueil de l’employé se prépare

Afin de faciliter et rendre l’intégration d’un nouvel employé naturelle et spontanée, il est important de préparer son accueil au sein de l’entreprise en avance pour lui montrer que son arrivée était connue, attendue et considérée par tous mais surtout par le gestionnaire de l’organisation. Pour que le nouvel employé perçoive bien cet engouement pour son arrivée dans l’équipe, préparez-lui de petites attentions particulières qui font grandement la différence :

  1. Rédigez une lettre de bienvenue et déposez-la sur son nouveau poste de travail ou dans sa boîte personnel dans votre Intranet ou autres.
  2. Discutez avec lui de ses nouvelles fonctions, de ses responsabilités, de ses obligations envers l’entreprise et des responsabilités de l’entreprise envers lui.
  3. Informez tous les employés de l’entreprise ou de son service de la date et de l’heure de son arrivée afin que tout le monde puisse lui montrer un signe accueillant. Ou préparez une conférence virtuelle si votre équipe travaille à distance.
  4. Préparez son poste de travail avec les éléments nécessaires à ses tâches, ses cartes d’accès aux différentes salles, son adresse courriel, etc. Ou assurez-vous de lui fournir tout le nécessaire pour bien s’intégrer dans la culture avec les bons outils.
  5. Planifiez sa première journée avec si possible un employé référent qui pourra accompagner le nouveau dans ses premiers pas au sein de l’organisation. Malgré le travail à distance, un horaire de rencontre plus personnalisée peut s’avérer une façon de rencontrer tous les collègues importants.
  6. Prévoyez des documents expliquant les politiques, les procédures, les valeurs et la mission de l’entreprise en détail et posez-les sur son poste de travail ou autres endroits virtuels.
  7. Organisez une pause consacrée aux présentations du nouvel employé à ses collègues. Pourquoi pas un 5 à 7 de bienvenue.

Focus sur la lettre de bienvenue

Dans de nombreuses situations telles que l’accueil d’un nouveau membre d’un club, d’une association et même d’une entreprise, la lettre de bienvenue est une bonne manière de féliciter une personne pour la nouveauté dans sa vie et lui souhaiter des voeux de succès et bonheur pour ce nouveau défi. La lettre de bienvenue doit démontrer la fierté et le plaisir que le gestionnaire ressent d’avoir réussi le recrutement de cette personne en particulier et de l’accueillir en tant que nouvel employé au sein de son entreprise. La lettre doit aussi refléter ces sentiments, donner le ton de l’ambiance générale au sein de l’organisation et introduire la présence des autres documents posés sur le poste de travail ou autres. Concernant le reste des informations, la lettre est bien évidemment personnalisable à souhait mais le reste ne doit en aucun cas faire oublier l’information principale à faire passer qui est la volonté de marquer la prise de fonctions et de souhaiter la bienvenue au nouvel employé.

Exemple de lettre de bienvenue

Objet : Bienvenue dans votre nouvelle entreprise X

Madame, Monsieur X,

C’est avec un immense plaisir que mes collègues et moi-même vous souhaitons la bienvenue parmi l’équipe du service x de l’entreprise x. Nous sommes ravis que vous ayez accepté notre offre d’emploi et nous espérons que vous vous sentirez rapidement à l’aise dans nos locaux comme dans votre nouvelle fonction. Vous allez découvrir nos diverses activités et je l’espère vous épanouir professionnellement, apprendre et faire de nouvelles connaissances qui vous permettront de travailler dans les meilleures conditions possibles. Je suis persuadé que notre collaboration sera fructueuse et pérenne.

Nous vous souhaitons une excellente intégration dans votre nouvel environnement de travail et bien du plaisir à découvrir vos nouveaux collègues.

Si vous avez la moindre question concernant votre intégration qui aurait pu nous échapper lors de la préparation de votre arrivée, n’hésitez pas à communiquer avec moi, car je suis entièrement à votre disposition pour la réussite de votre accueil au sein de notre équipe.

Vous trouverez également à votre disposition, des documents concernant les valeurs et la mission de votre nouvelle entreprise. Prenez votre temps pour les consulter. Nous pourrons en discuter lors de notre prochaine rencontre.

Une fois encore, bienvenue au sein de l’entreprise X.

Monsieur X, Directeur Général de X.

Notre équipe travaille sans relâche pour combler les employeurs et les candidats au-delà de combler un poste.

Notre raison d’être : réussir les meilleures dotations.

 


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